Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
nach Art. 28 DSGVO – zwischen dem Kunden („Verantwortlicher“) und dem Anbieter (SB Druck – Siegfried Birl, „Auftragsverarbeiter“).
Hinweis: Diese Vorlage dient als Grundlage des AVV-Vertrags zwischen dem Anbieter und dem Kunden. Im produktiven Einsatz wird dieser Vertrag mit dem konkreten Kunden in Textform abgeschlossen.
§ 1 Gegenstand der Auftragsverarbeitung
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Software SB-Stadtrat als SaaS-Lösung bereit. Im Rahmen dieses Vertrags verarbeitet der Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung und im Auftrag des Verantwortlichen.
§ 2 Dauer
Die Laufzeit des AVV entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags (SaaS-Nutzungsvertrag).
§ 3 Art und Zweck der Verarbeitung
- Bereitstellung der Anwendung zur Verwaltung von Kontakten, Anträgen, Sitzungen/Terminen, Dokumenten, Bewertungen und Korrespondenz
- Speicherung und Verarbeitung der vom Verantwortlichen eingegebenen Daten
- Abruf und Versand von E-Mails über das integrierte E-Mail-Modul (IMAP/SMTP) im Auftrag des Verantwortlichen
- Erstellung von PDFs und Dateiexporten
- Backups, Sicherheits-Logging
§ 4 Art der personenbezogenen Daten
- Stammdaten (Name, Funktion/Rolle, Anschrift, Kontaktdaten)
- Antrags-, Sitzungs- und Abstimmungsdaten
- Dokumente, Anhänge und Korrespondenzdaten (E-Mails, Anschreiben)
- Bewertungen, Kommentare und interne Vermerke
- Online-Identifikatoren (IP-Adresse, Login-Zeitpunkte)
§ 5 Kategorien betroffener Personen
- Mandats- und Fraktionsmitglieder sowie deren Mitarbeitende
- Bürgerinnen und Bürger (z. B. Anfragen, Anliegen)
- Externe Kontakte (Presse, Behörden, Vereine, Geschäftspartner)
- Beschäftigte des Verantwortlichen
§ 6 Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Verarbeitung ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen.
- Vertraulichkeitsverpflichtung aller mit der Verarbeitung befassten Personen.
- Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs) gem. Art. 32 DSGVO, siehe TOM-Anlage.
- Unterstützung des Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen (Art. 15–22 DSGVO).
- Unverzügliche Meldung von Datenschutzverletzungen (binnen 24 Stunden nach Kenntniserlangung).
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende (Wahl des Verantwortlichen).
§ 7 Unterauftragsverarbeiter
Der Auftragsverarbeiter setzt folgende Unterauftragsverarbeiter ein:
| Anbieter | Leistung | Standort |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland | Hosting, Backup-Storage | Deutschland |
| E-Mail-/SMTP-Provider des Verantwortlichen | E-Mail-Versand/-Abruf (sofern Modul aktiviert) | nach Wahl des Verantwortlichen (EU) |
Eine Änderung der Unterauftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen mit einer Frist von 30 Tagen vorab in Textform mitgeteilt. Der Verantwortliche kann der Änderung aus berechtigtem Grund widersprechen.
§ 8 Rechte und Pflichten des Verantwortlichen
- Der Verantwortliche bleibt allein verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Wahrung der Betroffenenrechte.
- Weisungen werden grundsätzlich in Textform erteilt.
- Der Verantwortliche hat das Recht, sich von der Einhaltung dieser Vereinbarung beim Auftragsverarbeiter zu überzeugen (auch durch beauftragte Dritte unter Verschwiegenheitsverpflichtung).
§ 9 Haftung
Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Innenverhältnis tragen die Parteien den Schaden gemäß ihrem Verursachungsbeitrag.
§ 10 Datenexport / Datenlöschung bei Vertragsende
- Bei Vertragsende stellt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen einen Komplettexport seiner Daten als ZIP (PDF + JSON + CSV) kostenfrei zur Verfügung.
- Nach Bestätigung des Exports oder spätestens 90 Tage nach Vertragsende werden alle Daten des Verantwortlichen physisch gelöscht (auch aus den Backups, gemäß Backup-Rotationsfrist max. 120 Tage).
§ 11 Schlussbestimmungen
Es gilt deutsches Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Geiselhöring, soweit der Verantwortliche Kaufmann ist. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Anlage: TOM (technische und organisatorische Maßnahmen) – siehe TOM-Anlage.
Stand: 29.06.2026 · SB Druck – Siegfried Birl, Geiselhöring.